نموذج إخطار قبول طلب استقالة موظف من العمل خلص
نموذج إخطار قبول طلب استقالة موظف من العمل خطاب الاستقالة هو قرار يؤثر علي العديد من الأشياء فيما يتعلق بطريقة إدارة الشركة، فليس من الطبيعي أن يبحث مدير الموارد البشرية مباشرة عن نموذج خطاب قبول استقالة موظف، ويقوم بالموافقة بالتوقيع عليه، قبل محاولة استعادة الموظف وجعله يعيد التفكير في قراره لذا، دعونا نتعرف على السلوكيات المتسلسلة التي يجب على مدير الموارد البشرية اتباعها قبل ملء نموذج خطاب قبول استقالة الموظف.
قبول استقالة الموظف:
- قبول استقالة الموظف هو إجراء إداري، أي يجب موافقة جهة العمل على الاستقالة التي قدمها الموظف، وذلك لإنهاء العلاقة التعاقدية معه، وبناءً على هذه الموافقة تمنح المؤسسة الموظف كافة مساهماته المالية والوثائق والأوراق التي قدمها عند توليه منصبه، وتبدأ في تنفيذ الإجراءات الانتقالية التي تضمن حسن سير العمل.
- تبدأ إجراءات قبول استقالة الموظف بدراسة طلب الاستقالة، ثم اتخاذ القرار المناسب وفقاً للأنظمة والسياسات المعتمدة، ثم اتخاذ الإجراءات التي تضمن إنهاء علاقة العمل بشكل راقي و احترافي يحفظ حقوق الموظف وصاحب العمل.
- تكمن أهمية قبول استقالة الموظف في أنها تشكل دليلاً على التزام المؤسسة بأنظمة العمل والسياسات الداخلية، مما يجنب أي نزاعات قانونية بين الطرفين، كما أنها دليل على احترافية المؤسسة في التعامل مع استقالات الموظفين، مما يعزز سمعتها في السوق.
كيف تكتب نموذج خطاب قبول استقالة موظف؟
يجب ألا يكون نموذج خطاب قبول استقالة الموظف طويلاً، ولا يحتوي على تفاصيل كثيرة، فقط جملتين تشرحان مدى اهتمامك بمستقبله المهني وتمنياتك له بالنجاح، والتاريخ والتوقيع، مع التأكيد الواضح على قبول الاستقالة.
إليك بعض الأشياء التي يجب أن تحاول التحقق منها في نموذج خطاب استقالة الموظف:
1) أدرج في النموذج الذي تريده فكرة إعفاء الموظف، وأنه أوفى بجميع التزاماته، وأنه لم يتبق شيء تطلبه منه، أو عليه دين للشركة.
2) اجعل نهجك ودودًا قدر الإمكان. لا أحد يحب أن تكون خسارته أمرًا عاديًا، لذا اجعله يفهم أن غيابه مهم. يمكنك سرد العديد من الصفات التي يمتلكها الموظف والتي تشهد على كفاءته. سيكون من الجيد أن تكتب ردًا منفصلاً يشرح مهاراته ونقاط تميزه.
3) تذكر علامات الترقيم واللغة الصحيحة ومنطق ترتيب الأحداث. ابدأ بالتحية واختم بالسلام واذكر تاريخ الكتابة وسبب الاستقالة إذا تم الإعلان عنه.
4) يجب أن يكون الشكل بسيطًا قدر الإمكان، ورقة بيضاء فارغة لا يوجد بها سوى عبارة “قبول الاستقالة” وشعار الشركة.
5) احتفظ بنسخة من الاستقالة، وأعط النسخة الأخرى للموظف وتأكد من توقيع النسختين.
متى تعتبر الاستقالة مقبولة؟
تعتبر الاستقالة مقبولة عندما تصدر إدارة المنشأة خطاباً رسمياً مكتوباً يفيد قبول طلب استقالة الموظف، ويوقع الموظف على هذا الخطاب لتأكيد قبول استقالته وتحديد تاريخ انتهاء خدمته بشكل نهائي، وهناك عدة عوامل تحدد قبول الاستقالة، منها ما يلي:
1. تقديم الاستقالة رسميًا:
الاستقالة هي رغبة الموظف في ترك وظيفته طوعا دون ضغط أو إكراه. ويجب أن يتم التعبير عن هذه الوصية في خطاب رسمي مكتوب موجه إلى الجهة المسؤولة عن إدارة شؤون الموظف، ويجب تقديمه بالوسائل الرسمية المعتمدة من قبل المؤسسة، مثل النظام الإداري الداخلي أو عن طريق البريد الإلكتروني.
2. الموافقة على الاستقالة:
لا تسري استقالة الموظف إلا إذا وافقت عليها إدارة المؤسسة ممثلة في المدير المباشر أو قسم الموارد البشرية، ويتم هذا الموافقة من خلال خطاب مكتوب آخر يثبت أن الموظف قدم استقالته ووافقت عليها الإدارة، كما يسمح قبول الاستقالة للمؤسسة بتحديد الخطوات التالية، مثل آخر يوم عمل وإجراءات النقل ومقابلات الخروج المحتملة.
3. انتهاء فترة الإشعار:
مهلة الإشعار هي المدة الزمنية التي يتوجب على الموظف الالتزام بها بعد تقديم استقالته وقبل ترك وظيفته رسمياً، وهي محددة في العقد المبرم بين الموظف والمنشأة، وبالتالي فإن الالتزام بهذه المهلة من قبل الموظف يضمن انتقال المهام بسلاسة، مما يعزز عملية قبول الاستقالة رسمياً.
4. تسوية مستحقات الموظف:
ومن الإجراءات التي تثبت قبول استقالة الموظف رسمياً تسوية كافة التزاماته المالية والإدارية، حيث يحصل على حقوقه المالية التي تشمل آخر راتب والإجازات غير المستغلة وغيرها، كما يقوم الموظف بتنفيذ أية التزامات إدارية مثل استكمال المشاريع الجارية وتسليم العهده وتدريب بديل إذا تم تكليفه بذلك.
5. استلام قرار قبول الاستقالة:
عندما يتلقى الموظف إشعاراً رسمياً من إدارة المؤسسة بقبول الاستقالة، متضمناً آخر يوم عمل للموظف وتاريخ انتهاء الخدمة، فإن ذلك يشكل دليلاً على انتهاء علاقته بالمؤسسة رسمياً.
نموذج خطاب قبول استقالة جاهز
اسم الشركة/…
عنوان الشركة/…
التاريخ/…الموضوع: تأكيد قبول الاستقالة
السيد/السيدة (اسم الموظف) المحترم/المحترمة،
تحية طيبة وبعد،
يسرنا تأكيد استلام وقبول استقالتك التي قمت بتقديمها بتاريخ (تاريخ تقديم الاستقالة)، حيث سيكون آخر يوم عمل لك في الشركة هو (تاريخ آخر يوم عمل).
نود أن نعبر عن تقديرنا وامتنانا للجهود التي بذلتها خلال فترة عملك معنا، ونشكرك على مساهمتك في (اسم الشركة/القسم). لقد كنت جزءًا قيمًا من الفريق، ونتمنى لك كل التوفيق والنجاح في مسيرتك المهنية المستقبلية.
يرجى التأكد من استكمال جميع إجراءات إنهاء الخدمة، مثل تسليم العهدة الخاصة بالشركة (مفتاح المكتب، بطاقة الهوية، جهاز الكمبيوتر، إلخ)، وإكمال أي مستندات مطلوبة قبل مغادرتك.
إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة إضافية خلال هذه الفترة الانتقالية، فلا تتردد في التواصل معنا.
مع أطيب التمنيات،
(اسم المدير أو المسؤول)
(المسمى الوظيفي)
(اسم الشركة)
(البريد الإلكتروني)
(رقم الهاتف)
